Cách lập KPI & 5 Bước lập KPI chuẩn cho doanh nghiệp

Cách lập KPI & 5 Bước lập KPI chuẩn cho doanh nghiệp là thông tin bạn đang tìm kiếm? Bài viết hôm nay FPT Skillking đã tổng hợp thông tin chi tiết từ A đến Z. Bạn hãy dành chút thời gian tham khảo để hiểu rõ về KPI. Qua đó biết cách ứng dụng chính xác KPI cho doanh nghiệp của mình khi làm việc, hoạt động nhé. 

KPI là gì? 

Chỉ số KPI là gì? Đây là từ viết tắt từ Key Performance Indicator (thước đo đánh giá hiệu suất hoàn thành công việc). Hiện nay doanh nghiệp đều áp dụng KPI để theo dõi chính xác mức độ hoàn thành công việc của cấp dưới. KPI được thể hiện thông qua số liệu cụ thể, tỷ lệ và định lượng nhất định. 

Chỉ số KPI là gì? KPI còn được thể hiện với nhiều hình thức khác nhau tùy vào đặc thù công việc và từng đối tượng. Doanh nghiệp sẽ phát triển vững mạnh, hoàn thành được mục tiêu chung nếu biết cách lập, xây dựng KPI hiệu quả. 

Ví dụ thực tế về KPI

Hầu hết doanh nghiệp sẽ xây dựng nhiều hệ thống KPI khác nhau (từ dễ tới khó) cho từng phòng ban, cá nhân. Thao tác này của lãnh đạo sẽ đảm bảo mọi nhân viên đều có thể hoàn thành KPI, góp phần cho quá trình đạt được mục tiêu chung.

Ví dụ một cách dễ hiểu về KPI “Một nhân viên kinh doanh có 6 tháng cần đạt doanh thu 200 triệu/tháng. Còn nhân viên kinh doanh đã có 1 năm kinh nghiệm sẽ có KPI doanh thu là 500 triệu/tháng. Những ai đạt KPI sẽ nhận được mức lương thưởng hấp dẫn từ lãnh đạo”. Nếu toàn bộ nhân viên đều hoàn thành KPI thì doanh nghiệp sẽ đạt doanh thu tăng 100% so với quý trước (mục tiêu chung). 

Cách lập KPI & 5 Bước lập KPI chuẩn cho doanh nghiệp

Thực tế có khá nhiều doanh nghiệp triển khai, xây dựng KPI tuy nhiên không nhận được những giá trị, lợi ích như kỳ vọng. Tình trạng này sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp không có định hướng, mục tiêu rõ ràng khi lập KPI. Hầu hết khi KPI không hiệu quả đều là mục tiêu, chỉ số đề ra quá xa “thực tế”. 

Dưới đây chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết cách lập KPI & 5 Bước lập KPI chuẩn cho doanh nghiệp. Bạn hãy tham khảo, ghi nhớ và áp dụng theo thật sự chính xác là được: 

Bước 1: Xác định bộ phận hoặc người lập KPI 

Có 2 cách để xác định “người” lập KPI cho doanh nghiệp. Mỗi một cách sẽ có đặc điểm riêng biệt, do đó doanh nghiệp cần sáng suốt khi lựa chọn. Cụ thể gồm: 

•  
• 
   

  Cách 1 (Trưởng bộ phận, phòng ban tự chủ động lập KPI): Họ sẽ phân công trực tiếp công việc, trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ đội khi làm việc. Tính khả thi của cách này khá cao và sát thực tế, tuy nhiên mục tiêu chung sẽ có tỷ lệ hoàn thành thấp hơn bởi KPI qua thấp. 

  
     
• 
   

  Cách 2 (Quản lý cấp cao, chuyên gia, lãnh đạo sẽ lập KPI): Cách này sẽ khách quan hơn nhưng chỉ số KPI không nên quá “xa vời” thực tế. Nếu tiêu chí không phù hợp, nhân viên sẽ không có động lực làm việc, đạt KPI được yêu cầu. 

  
   

Bước 2: Đưa ra chỉ số KPI

Tham khảo thêm chi tiết tại đây: KPI nghĩa là gì

Toàn bộ chỉ số KPI của doanh nghiệp nên có sự gắn kết mật thiết với nhiệm vụ và mục tiêu chung. Sau đó lãnh đạo hoặc người lập KPI nên ứng dụng thêm các tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thật khách quan khi thực hiện: 

•  
• 
   

  S – Specific: KPI mục tiêu cụ thể

  
     
• 
   

  M – Measurable: KPI mục tiêu đo lường được

  
     
• 
   

  A – Achiveable: KPI mục tiêu có thể đạt được

  
     
• 
   

  R – Realistics: KPI mục tiêu thực tế

  
     
• 
   

  T – Timebound: KPI mục tiêu có thời hạn cụ thể

  
   

Bước 3: Xác định các mức độ để hoàn thành KPI đã đề ra 

Người lập KPI cần xác định chính xác mức độ hoàn thành mục tiêu, chỉ số KPI để có sự điều chỉnh phù hợp. Doanh nghiệp chia hệ thống KPI thành 3 nhóm chính nhằm tiện theo dõi, cụ thể: 

•  
• 
   

  Nhóm I: Tốn nhiều thời gian hoàn thành công việc, ảnh hưởng tới mục tiêu 

  
     
• 
   

  Nhóm II: Tốn ít hoặc nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng lớn tới mục tiêu chung 

  
     
• 
   

  Nhóm III: Tốn ít thời gian và ít ảnh hưởng tới mục tiêu chung 

  
   

Bước 4: Liên hệ mức độ hoàn thành KPI và lương của nhân viên 

Nhắc đến cách lập KPI & 5 Bước lập KPI chuẩn cho doanh nghiệp hữu ích nhất, chắc chắn không thể thiếu “lương thưởng”. Đây là động lực của mọi nhân viên khi hoàn thành KPI do lãnh đạo đề ra. 

Bước 5: Điều chỉnh để KPI đạt hiệu quả 

Hệ thống, mục tiêu KPI cần được doanh nghiệp giám sát và điều chỉnh liên tục để đảm bảo hướng đi đúng đắn. 

Lời kết 

Bài viết trên FPT Skillking đã hướng dẫn cách lập KPI & 5 Bước lập KPI chuẩn cho doanh nghiệp chi tiết từ A đến Z. Vậy KPI là gì? Hy vọng sau khi tham khảo bạn sẽ áp dụng chính xác để thu về hiệu quả như mong đợi nhé.